学校行事のお知らせが届くたびに、「今回は参加できるかな…」と胸がざわつくことがあります。私も仕事の調整が難しい時期は、どうしても参加できず、先生や子どもに申し訳ない気持ちでいっぱいでした。とはいえ、家庭には家庭の事情がありますよね。

この記事では、学校行事に参加できないときの自然な伝え方や、相手に失礼のないマナーをまとめました。言い方ひとつで印象は大きく変わります。気まずくならずに、先生や子どもと良い関係を保てる方法をお伝えします。

参加できない理由は“正直に・簡潔に”が基本

行事に参加できないとき、つい「もっと丁寧に言わなきゃ」と気負ってしまい、長い文章を書いてしまうことがあります。でも、先生は毎日たくさんの家庭から連絡を受け取っています。だからこそ、伝える側が意識したいのは「丁寧だけど簡潔」であること。理由がはっきりしていると、先生も余計な心配をせずにすみます。

仕事・家庭事情はそのまま伝えてOK

私自身も最初は、「仕事で行けません」と短く伝えるのが申し訳ない気がしていました。でも、とある行事のときにそのまま伝えたところ、先生から「無理のない範囲で大丈夫ですよ」とやさしい言葉をいただき、心がふわっと軽くなったのを覚えています。
共働き家庭や下の子がいる家庭では、時間の調整が難しいのは当たり前。特別な言い換えをしなくても、正直な理由で十分に伝わります。
“ありのままの事情をシンプルに伝えることが、一番の誠実さ”だと感じています。

曖昧な表現は逆に気を遣わせる

「都合が悪くて…」だけだと、先生が「体調？家庭の事情？急ぎの何か？」といろいろ想像してしまうことがあります。もちろん深堀りされるわけではありませんが、相手に余計な気遣いをさせてしまうことも。

たとえば、
「仕事の都合で参加できません」
「下の子が発熱しているため、今回は欠席します」

このくらいの一言でも、理由がはっきりしているだけで印象がとてもスムーズになりますし、先生にも安心して受け取ってもらえます。

家庭の事情は毎日変わるもの。無理に飾らず、短く・わかりやすく伝えていけば大丈夫です。

先生への連絡方法｜迷ったら“早めに・ていねいに”

学校行事に参加できないとき、どの手段で伝えるかは学校によって違います。でも、どんな場面でも共通して大切なのは「早めに伝えること」と「短く丁寧にまとめること」。慌ただしい朝でも、先生が読みやすい形で連絡しておくと、お互いに気持ちよくやり取りできます。

連絡帳での伝え方

連絡帳は、家庭の事情を落ち着いて伝えるのに最も使いやすい手段です。朝のバタバタした時間帯でも、前日のうちに書いてランドセルに入れておけるので、私もよく利用しています。

ポイントは、短文で理由を明確にすること。長く書く必要はまったくありません。

例）
「〇月〇日の○○行事ですが、仕事のため参加が難しい状況です。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」

このくらいのシンプルさで十分伝わります。
“短くても丁寧”が先生にとって一番ありがたい連絡方法です。

メール・アプリでの連絡

最近は学校アプリやメールを使って連絡する学校も増えています。こちらも短文でスッと送れるのがメリット。必要以上に「申し訳ありません」を重ねてしまうと、かえって重たい印象になることがあるので、淡々と事実だけ書くのがポイントです。

例）
「〇日の行事ですが、仕事のため不参加となります。どうぞよろしくお願いいたします。」

文章に迷ったら、「日時」「参加できない理由」「締めの一言」の3つだけ押さえておけば間違いありません。

電話が必要なケース

基本的には連絡帳やアプリで十分ですが、急な体調不良やどうしてもその日の朝に判断したいケースなどでは、電話のほうが早く伝わることがあります。

ただし、登校時間直前や下校直後は先生方も忙しい時間。学校が指定している「電話可能な時間帯」があれば、その時間を守るのがマナーです。

電話の場合は、以下のように簡潔に伝えるとスムーズです。
「おはようございます。◯年◯組の△△の母です。本日の○○行事ですが、家庭の事情で参加できなくなりました。どうぞよろしくお願いいたします。」

事前連絡があるだけで、先生も安心して当日の動きを組み立てることができます。無理のない方法で、早めに伝えておくのが一番の気遣いになります。

子どもへの声かけ｜“罪悪感を残さない”が大切

学校行事に参加できないとき、いちばん気になるのは「子どもがどう受け止めるか」という部分ですよね。大人は「仕事だから仕方ない」と割り切れても、子どもにとっては「来てほしかったのに」という気持ちが強く残ることがあります。だからこそ、家での声かけやフォローがとても大切になります。少し言葉を添えるだけで、子どもの気持ちは驚くほど落ち着いていきます。

行けない理由をそのまま伝えていい

行けない理由は、取り繕わず正直に話して大丈夫です。「仕事がどうしても抜けられなくてごめんね」と伝えると、子どもは「そういう事情なんだ」と理解してくれます。
ただし、何度も謝りすぎると「お母さん（お父さん）を困らせてしまったのかな」と、逆に子どもが気にしてしまうことがあります。

落ち着いた声で、必要な部分だけを伝えるほうが、子どもも安心して受け止めやすくなります。
大事なのは“行けない罪悪感”を親子で大きくしないことです。

子どもが寂しがる時のフォロー

どれだけ丁寧に説明しても、子どもは「来てほしかった」という気持ちがゼロになるわけではありません。そんなときは、行事が終わった後のコミュニケーションが、気持ちの回復に大きく役立ちます。

私の家では、行事の後に子どもが帰ってきたら、できるだけゆっくり話を聞く時間を作るようにしています。

たとえば、
「今日はどんなことしたの？」
「発表、緊張した？」
「頑張ったね、楽しそうだったね」

こうして子どもが話したい気持ちを受け止めてあげると、「見てもらえなかった」という寂しさが「ちゃんと聞いてもらえた」という満足感に変わっていきます。

イベントに直接参加できなくても、帰宅後の関わり方次第で、子どもの心はしっかり満たされていきます。親子の会話が、その日のいちばんの“安心材料”になるんですよね。

よく使える“自然な言い回し”例文集

学校行事に参加できないとき、「どんな言い方なら失礼にならないかな…」と迷うことがありますよね。私も最初は何度も書き直していました。でも、実際に先生とやり取りして分かったのは、短く・丁寧で・分かりやすい文章がいちばん伝わるということ。ここでは、すぐ使える実用的な言い回しを、状況別にまとめました。

丁寧・シンプルな例文

理由が明確であるほど、先生も把握しやすくなります。長く書く必要はなく、事実だけを淡々と伝える形がベストです。

  • 「仕事の都合で参加が難しいため、不参加とさせていただきます」

  • 「家庭の事情があり、今回は欠席いたします」

  • 「下の子の体調不良のため、参加ができません」

これらはどの家庭でも使いやすく、学校側も慣れている表現です。深く説明しなくても問題ありません。
「必要以上に言い訳をしないほうが丁寧に伝わる」ことを意識してみてください。

気まずさを軽減するフォロー文

どうしても気持ちの上で「申し訳なさ」を感じてしまうときに添えるひと言。文章のトーンを柔らかくし、相手への配慮が自然に伝わります。

  • 「準備や運営をしてくださっている中、申し訳ありません」

  • 「ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」

これを冒頭に入れる必要はなく、文末にふんわり添えるだけで十分です。丁寧さが過度になると逆に重く感じる方もいるので、短くまとめるのがポイント。

当日急遽行けなくなった時

朝になって急に体調不良が出たり、仕事の呼び出しが入ったりすることもあります。そんなときの連絡は、慌てず落ち着いて「状況」「理由」「欠席」を明確に。

  • 「急な連絡で申し訳ありません。子どもの体調不良のため、本日の行事は欠席させていただきます」

急な変更でも、早めに連絡を入れれば問題ありません。電話・アプリ・連絡帳など、学校が推奨する連絡手段に合わせて伝えれば十分です。

状況に合わせて使える例文をいくつか覚えておくと、心の負担も減りますし、忙しい朝でもスムーズに連絡できますよ。

行事に参加できなくても“関わり方”は作れる

行事に行けない日が続くと、「うちだけ浮いていないかな…」「子どもがさみしい思いをしていないかな…」と不安になることがありますよね。でも、家庭の状況は本当にさまざま。仕事や下の子の事情、家族の体調など、理由はたくさんあって当然です。
そして大事なのは“当日そこにいられたかどうか”よりも、“日常の中でどう関わるか”という部分。行事に参加できなくても、子どもや学校とのつながりをしっかり持つ方法はいくらでもあります。

写真や先生からの話で参加を補う

最近は先生方の対応もとても柔軟で、行事後に写真を共有してくれたり、子どもが持ち帰ったプリントに当日の様子が書かれていることも多いです。
私は、そうした写真や話をきっかけに「すごいね」「よく頑張ったね」とたくさん声をかけるようにしています。それだけで子どもの表情がパッと明るくなる瞬間があるんですよね。

「見に来てもらえなかった」という寂しさが少し残っていても、「ちゃんと話を聞いてくれた」という満足感が、気持ちを温かく満たしてくれます。
行事そのものよりも、“その後のコミュニケーション”のほうが心に残ることも多いんです。

参加できない家庭も珍しくない

現代の共働き家庭やシングル家庭では、平日の行事に毎回参加するのは正直とても難しいです。学校側もその事情を十分理解していて、「来られない家庭があるのは当たり前」という認識が広がっています。

むしろ、参加を前提としない行事や、写真・動画でフォローされるケースも増えてきました。「うちだけ行けなかった」と感じる必要はまったくありません。

行事への参加は“親としての評価”ではなく、家庭の事情に合わせてできる範囲で関われば大丈夫。必要以上に自分を責めたり、ほかの家庭と比べる必要はありません。

学校行事は、子どもが日々の頑張りを見せる舞台のひとつ。そこに行けなくても、日常のなかで子どもに寄り添うことで、しっかりと“関わり”を築くことができます。

まとめ｜無理のない伝え方で、子どもとの時間を大切に

学校行事に参加できないとき、つい「もっと丁寧に言わなきゃ」と思ってしまいますが、実は理由を簡潔に伝えるだけで十分です。長々と言い訳をする必要も、過度に恐縮する必要もありません。先生も家庭の事情がさまざまあることを理解していますし、無理をして来てほしいとは思っていません。

大切なのは、「行けない」という事実よりも、その後の家庭での関わり方です。
行事に参加できなかったとしても、帰宅後に子どもの話をしっかり聞いたり、「頑張ったね」と声をかけたりすることで、子どもの気持ちは十分満たされます。私自身、仕事でどうしても参加できなかった日も、あとからゆっくり話を聞くだけで、子どもが安心した表情に変わっていくのを何度も見てきました。

また、今は共働き家庭が多く、参加できない親も決して珍しくありません。「うちだけ…」と気にする必要はまったくないんです。
家庭ごとの事情に合わせて“できる関わり方”を選ぶことこそ、長く続けられる子育ての形だと思います。

行事に行けなかった日は、自分を責めるよりも、「今日はできる形で寄り添おう」と意識を切り替えるほうが、親にとっても子どもにとってもずっと健やかです。無理のないスタイルで、これからも子どもとの時間を大切にしていきましょう。